Terms

Article 1 – General provisions and scope of application

  1. These general terms and conditions apply to all agreements between Hanzebeeld and the customer relating to, amongst other things, workshops, photo tours, photo shoots, photography activities, studio hire and the sale of products, unless otherwise expressly agreed in writing.

  2. Separate general terms and conditions apply to photography tours. When booking a photography tour, these general terms and conditions therefore do not apply insofar as the general terms and conditions cover the matter in question.

  3. By placing an order or booking an activity, the customer confirms that they have read and agree to the applicable terms and conditions.

  4. Any deviations from these general terms and conditions are only valid if they have been agreed in writing between Hanzebeeld and the customer.

  5. Hanzebeeld reserves the right to amend these general terms and conditions. The terms and conditions to which the customer agreed at the time of entering into the contract shall apply to that contract.

Article 2 – Formation of the contract

  1. A contract is formed once the customer has made a booking or placed an order and this has been confirmed by Hanzebeeld.

  2. For workshops, photo tours and other activities subject to a maximum number of participants, a participant’s place is reserved once the booking has been confirmed.

  3. The customer is responsible for providing accurate contact and personal details when making a booking.

  4. Information on the website regarding the content, location, time, what to bring and any requirements for participation forms part of the activity in question.

Article 3 – Prices and payment

  1. All prices listed on the Hanzebeeld website are in euros and include VAT, unless expressly stated otherwise.

  2. For workshops, photo tours and other activities, the price stated on the website at the time of booking applies.

  3. Payment for workshops, photo tours and other activities is to be made at the time of booking using the payment methods offered on the website, unless otherwise agreed in writing.

  4. A booking is final once Hanzebeeld has received payment and the participant has received confirmation of the booking.

  5. Any costs not included in the participation fee will be clearly stated before the contract is concluded.

  6. If Hanzebeeld and the client agree on different payment terms for a photo shoot, commission or other service, the payment terms set out in the relevant quotation or confirmation of order shall apply.

Article 4 – Workshops, photography tours and other activities

  1. The content, date, start time, duration, location and any specific conditions relating to a workshop, photo tour or other activity are set out on the relevant page of the website or in the booking confirmation.

  2. Hanzebeeld endeavours to carry out the activity as described. Hanzebeeld may amend the programme, schedule, venue or elements of the activity should circumstances make this necessary, for example due to weather conditions, safety, accessibility or the availability of a venue. Hanzebeeld will inform participants of this as soon as possible. If a change substantially alters the nature or content of the activity, Hanzebeeld and the participant will consult to find a suitable solution.

  3. If a minimum number of participants applies to an activity, this will be stated in the details of that activity. If the minimum number is not reached, Hanzebeeld may decide not to go ahead with the activity. In that case, the provisions of Article 6 regarding cancellation by Hanzebeeld shall apply.

  4. Participants are responsible for arriving at the agreed location on time. Arriving late or missing (part of) the activity does not entitle the participant to a refund or an extension of the activity.

  5. Participants are responsible for bringing the photographic equipment, clothing, footwear and other personal items required for the activity, unless it is expressly stated that these will be provided by Hanzebeeld.

  6. During the activity, participants must follow reasonable guidance and safety instructions issued by Hanzebeeld and, where applicable, by the owner or manager of a venue.

  7. If, due to the nature of the venue or activity, participation in an activity involves specific physical requirements, a dress code, age limits or other conditions of participation, these will be stated in advance for the activity in question.

Article 5 – Cancellation by the participant

  1. Cancellations of workshops, photo tours, studio hire or other activities must be notified to Hanzebeeld by email.

  2. In the event of cancellation by the participant, the following conditions apply:

    • 21 days or more before the start date: a 100 per cent refund of the participation fee paid;

    • 8 to 20 days before the start date: a 50 per cent refund of the participation fee paid;

    • 7 days or less before the start date: no refund.

  3. A booking or reserved place may be transferred to another person following prior consultation with Hanzebeeld, provided that the replacement customer or participant meets any conditions that apply to the activity, hire or reservation in question.

  4. Failure to attend or premature withdrawal by the participant does not entitle them to a refund.

  5. In exceptional personal circumstances, Hanzebeeld may, at its own discretion, deviate from the above cancellation terms. No rights may be derived from this for future cases.

Article 6 – Cancellation or amendment by Hanzebeeld

  1. Hanzebeeld may cancel a workshop, photo tour or other activity if it is not reasonably possible or justifiable to go ahead with it, for example due to the guide’s illness, the unexpected unavailability of a venue, or other circumstances that prevent the activity from taking place. If a minimum number of participants has been specified in advance for an activity, Hanzebeeld may also cancel the activity if this minimum number is not reached.

  2. If Hanzebeeld cancels an activity, the participant will be notified as soon as possible.

  3. In the event of cancellation by Hanzebeeld, the participant may choose between:

    • participation in the same or a similar activity on another available date; or

    • a refund of the participation fee paid for the cancelled activity.

  4. If the participant opts for a refund, the participation fee paid will be refunded within 14 days, using, where possible, the same payment method used for the original payment.

  5. Hanzebeeld shall not be liable for any additional costs incurred by the participant in connection with taking part in the activity, such as travel, parking or accommodation costs, unless these costs arise from circumstances for which Hanzebeeld is liable by law.

  6. Hanzebeeld may make non-substantial changes to the programme, schedule, route or location before or during an activity if circumstances so require. In principle, such changes do not entitle participants to a refund, provided that the nature and content of the activity remain essentially unchanged.

  7. Where circumstances arise that may be regarded as force majeure, the provisions of Article 7 shall also apply.

Article 7 – Weather conditions and force majeure

  1. Workshops, photo tours and other activities will, in principle, take place regardless of the weather conditions, unless Hanzebeeld considers that, due to the weather conditions, it is not responsible, safe or reasonably feasible to go ahead with them.

  2. Hanzebeeld decides whether weather conditions warrant an activity being amended, rescheduled or cancelled. Where possible, participants will be informed of this as soon as possible.

  3. If an activity is cancelled by Hanzebeeld due to weather conditions, the participant may choose either to take part on another available date or to receive a refund of the participation fee paid for the activity.

  4. If a participant decides not to take part due to weather conditions, whilst Hanzebeeld goes ahead with the activity, this will be regarded as a cancellation by the participant and the cancellation terms set out in Article 5 will apply.

  5. Force majeure is defined as a circumstance beyond Hanzebeeld’s reasonable control which renders the performance of the contract temporarily or permanently impossible or unreasonable.

  6. In the event of force majeure, Hanzebeeld will endeavour to provide a suitable solution, for example by rescheduling the activity. If it remains impossible to carry out the activity and no suitable alternative can be offered, the amount paid for the part of the activity that has not been carried out will be refunded.

Article 8 – Participation and safety

  1. Participation in workshops, photo tours and other activities must comply with the instructions issued by Hanzebeeld and, where applicable, the owner or manager of the venue.

  2. Participants are responsible for assessing whether they are physically capable of taking part in the activity in question. Any special circumstances that may affect their ability to participate safely must be assessed by the participant in advance and, if necessary for the activity to take place, discussed with Hanzebeeld.

  3. Participants are responsible for ensuring they have suitable clothing, footwear and personal equipment, unless otherwise stated for the activity.

  4. Hanzebeeld may refuse to admit a participant or terminate their participation if they fail to follow safety instructions, endanger themselves or others, cause damage or seriously disrupt the course of the activity.

  5. If participation is terminated pursuant to paragraph 4 due to the participant’s actions, there shall be no entitlement to a refund of the participation fee.

  6. Participants remain responsible for their own personal belongings and photographic equipment.

Article 9 – Studio hire

  1. When hiring the photo studio, the customer books the studio for the agreed date, start time and duration.

  2. The tenant is responsible for arriving on time. If the tenant arrives late, the tenancy period will end at the originally agreed time, unless Hanzebeeld expressly agrees to an extension.

  3. An extension of the hire period is only possible if the studio is available immediately afterwards and Hanzebeeld agrees to this. Additional charges may apply for any extra usage time.

  4. The tenant must use the studio, the equipment provided, the furniture and other facilities with due care and must follow Hanzebeeld’s instructions regarding their use.

  5. The tenant is liable for any damage to the studio, its contents or equipment that can be shown to have been caused by the tenant or by persons for whom the tenant is responsible, subject to normal wear and tear.

  6. The studio must be left in a reasonable condition after use. If, due to the tenant’s actions, exceptional cleaning or repair work is required, the costs reasonably incurred in this regard may be charged.

  7. It is not permitted to use the studio for activities that are unlawful, dangerous or contrary to the intended use of the premises.

  8. The tenant is responsible for any guests they bring to the studio during the tenancy period and for ensuring compliance with the applicable house rules and safety regulations.

  9. Cancellation or amendment of a studio booking is subject to the cancellation terms set out in Article 5.

  10. If Hanzebeeld is unable to make the studio available due to circumstances attributable to Hanzebeeld, a new date will be offered by mutual agreement, or the amount paid for the studio hire that could not take place will be refunded.

Artikel 10 – Fotoshoots

  1. De inhoud, duur, locatie, prijs en eventuele andere afspraken met betrekking tot een fotoshoot worden vooraf vermeld op de website, in de boekingsbevestiging, offerte of andere schriftelijke afspraak tussen Hanzebeeld en de klant.

  2. De klant is verantwoordelijk voor het tijdig aanwezig zijn op de afgesproken locatie. Indien de klant te laat arriveert, kan dit ten koste gaan van de beschikbare tijd voor de fotoshoot. Hanzebeeld is niet verplicht de afgesproken eindtijd te verlengen.

  3. Indien een fotoshoot vanwege weersomstandigheden redelijkerwijs niet kan worden uitgevoerd, bepalen Hanzebeeld en de klant in overleg een nieuwe datum. Hanzebeeld beoordeelt, rekening houdend met het doel en de aard van de fotoshoot, of de weersomstandigheden uitvoering redelijkerwijs toelaten.

  4. Indien de klant een fotoshoot wil annuleren of verplaatsen, dient dit zo spoedig mogelijk aan Hanzebeeld te worden doorgegeven. Indien bij het boeken van de fotoshoot specifieke annulerings- of wijzigingsvoorwaarden zijn vermeld, zijn deze van toepassing.

  5. Hanzebeeld bepaalt op basis van professionele en artistieke beoordeling welke tijdens de fotoshoot gemaakte foto’s geschikt zijn voor selectie, nabewerking en levering. Niet-geselecteerde foto’s en onbewerkte bestanden (RAW-bestanden) worden niet geleverd, tenzij vooraf schriftelijk anders is overeengekomen.

  6. De wijze van selectie, het aantal te leveren foto’s, de vorm van levering en de eventuele leveringstermijn worden vooraf bij de betreffende fotoshoot vermeld of afzonderlijk met de klant overeengekomen.

  7. De fotografie en nabewerking worden uitgevoerd in de stijl en werkwijze van Hanzebeeld zoals deze onder meer zichtbaar is in het portfolio. Verschillen in persoonlijke smaak of verwachtingen die niet vooraf uitdrukkelijk zijn overeengekomen, geven op zichzelf geen recht op kosteloze herbewerking, een nieuwe fotoshoot of restitutie.

  8. Indien Hanzebeeld een fotoshoot door ziekte, overmacht of een andere omstandigheid niet kan uitvoeren, wordt in overleg met de klant een nieuwe datum bepaald. Indien geen passende nieuwe datum kan worden overeengekomen, wordt het reeds betaalde bedrag voor het niet uitgevoerde deel van de fotoshoot terugbetaald.

Artikel 11 – Foto’s en auteursrecht

  1. Het auteursrecht op door Hanzebeeld gemaakte foto’s berust bij Hanzebeeld, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

  2. De klant verkrijgt het gebruiksrecht dat bij de betreffende opdracht, fotoshoot, aankoop of overeenkomst is vermeld. Bij particuliere fotoshoots mogen de geleverde foto’s in beginsel voor persoonlijke, niet-commerciële doeleinden worden gebruikt.

  3. Voor zakelijk of commercieel gebruik van foto’s kunnen afzonderlijke afspraken en gebruiksrechten gelden. Deze worden, indien van toepassing, vastgelegd in de offerte, opdrachtbevestiging of een afzonderlijke overeenkomst.

  4. Het is zonder voorafgaande toestemming van Hanzebeeld niet toegestaan foto’s te verkopen, commercieel te exploiteren of aan derden in licentie te geven, tenzij het overeengekomen gebruiksrecht dit uitdrukkelijk toestaat.

  5. Het auteursrecht op een foto blijft bij Hanzebeeld wanneer de klant een digitaal bestand, afdruk of ander fysiek product waarop de foto is afgebeeld ontvangt of koopt.

  6. Hanzebeeld zal herkenbare foto’s van klanten of andere geportretteerde personen niet uitsluitend op grond van deze algemene voorwaarden gebruiken voor reclame- of promotiedoeleinden. Indien voor dergelijk gebruik toestemming noodzakelijk is, wordt deze afzonderlijk gevraagd.

  7. Indien naamsvermelding van Hanzebeeld bij een bepaalde vorm van publicatie is overeengekomen, dient deze vermelding op de afgesproken wijze plaats te vinden.

  8. Het is niet toegestaan een foto op een wijze te gebruiken of te wijzigen die in strijd is met de aan Hanzebeeld als maker toekomende rechten, voor zover deze rechten op grond van de wet van toepassing zijn.

Artikel 12 – Fotoprints en fysieke producten

  1. De eigenschappen, uitvoering, afmetingen, materiaalkeuze en prijs van fotoprints en andere fysieke producten worden op de betreffende productpagina vermeld.

  2. Hanzebeeld spant zich in om producten zo nauwkeurig mogelijk op de website weer te geven. Kleuren en helderheid kunnen door verschillen tussen beeldschermen en de eigenschappen van het gekozen materiaal enigszins afwijken van de weergave op het scherm. Dergelijke beperkte afwijkingen vormen niet zonder meer een gebrek aan het product.

  3. De op de website genoemde levertijden zijn indicatief, tenzij uitdrukkelijk een gegarandeerde leverdatum is overeengekomen. Indien levering vertraging oploopt, wordt de klant hierover zo spoedig mogelijk geïnformeerd.

  4. De klant dient een geleverd product na ontvangst binnen een redelijke termijn te controleren. Beschadigingen, een verkeerde levering of andere gebreken dienen zo spoedig mogelijk na constatering aan Hanzebeeld te worden gemeld, bij voorkeur voorzien van foto’s indien dit voor de beoordeling van de klacht relevant is.

  5. Een klacht over een geleverd product doet geen afbreuk aan de wettelijke rechten die de klant als consument heeft.

  6. Voor het wettelijke herroepingsrecht bij de aankoop van producten gelden de bepalingen van artikel 15.

  7. Indien een product volgens specificaties van de klant wordt vervaardigd of duidelijk voor een specifieke klant wordt gepersonaliseerd en daardoor onder een wettelijke uitzondering op het herroepingsrecht valt, wordt dit vóór het sluiten van de overeenkomst duidelijk aan de klant meegedeeld.

Artikel 13 – Klachten

  1. Indien de klant niet tevreden is over een product, dienst of activiteit van Hanzebeeld, wordt de klant verzocht dit zo spoedig mogelijk na constatering aan Hanzebeeld te melden.

  2. Een klacht dient voldoende duidelijk te omschrijven waarop deze betrekking heeft, zodat Hanzebeeld de klacht kan onderzoeken en daarop inhoudelijk kan reageren.

  3. Hanzebeeld zal een klacht binnen een redelijke termijn behandelen en zich inspannen om samen met de klant tot een passende oplossing te komen.

  4. Het niet onmiddellijk melden van een klacht leidt niet automatisch tot verlies van wettelijke rechten van de klant.

Artikel 14 – Aansprakelijkheid

  1. Hanzebeeld voert zijn werkzaamheden en activiteiten met de zorg uit die redelijkerwijs van een professionele fotograaf en organisator mag worden verwacht.

  2. Hanzebeeld is niet aansprakelijk voor schade die ontstaat doordat de klant of deelnemer onjuiste of onvolledige informatie heeft verstrekt, redelijke aanwijzingen of veiligheidsinstructies niet heeft opgevolgd of anderszins in strijd heeft gehandeld met deze algemene voorwaarden, voor zover de schade daarvan het gevolg is.

  3. De deelnemer is zelf verantwoordelijk voor zijn of haar persoonlijke eigendommen en fotografieapparatuur. Hanzebeeld is niet aansprakelijk voor verlies, diefstal of beschadiging daarvan, tenzij de schade het gevolg is van een omstandigheid waarvoor Hanzebeeld volgens de wet aansprakelijk is.

  4. Deelname aan activiteiten op bijzondere locaties, waaronder urbexlocaties, kan risico’s met zich meebrengen die samenhangen met de aard en staat van de locatie. Deelnemers dienen de vooraf verstrekte informatie en tijdens de activiteit gegeven veiligheidsinstructies op te volgen.

  5. Hanzebeeld is niet aansprakelijk voor schade die uitsluitend het gevolg is van risico’s die inherent zijn aan een activiteit en die Hanzebeeld redelijkerwijs niet kon voorkomen, voor zover uitsluiting of beperking van aansprakelijkheid wettelijk is toegestaan.

  6. Niets in deze algemene voorwaarden sluit aansprakelijkheid uit of beperkt deze voor zover uitsluiting of beperking daarvan op grond van dwingend recht niet is toegestaan.

Artikel 15 – Herroepingsrecht

  1. Indien de klant consument is en een overeenkomst op afstand sluit, bijvoorbeeld via de website van Hanzebeeld, heeft de klant het wettelijke herroepingsrecht voor zover dit op grond van de wet op de betreffende overeenkomst van toepassing is.

  2. Voor diensten met betrekking tot vrijetijdsbesteding die op een bepaalde datum of gedurende een bepaalde periode worden uitgevoerd, bestaat op grond van de wet geen herroepingsrecht. Dit geldt onder meer voor workshops en fototours van Hanzebeeld waarvoor bij de boeking een specifieke datum of periode is overeengekomen. Voor annulering van deze activiteiten gelden de annuleringsvoorwaarden van artikel 5.

  3. Voor andere overeenkomsten waarop het wettelijke herroepingsrecht wel van toepassing is, bedraagt de herroepingstermijn in beginsel 14 dagen. De aanvang van deze termijn wordt bepaald overeenkomstig de wettelijke regels die gelden voor het betreffende product of de betreffende dienst.

  4. Bij de online aankoop van fotoprints en andere fysieke producten uit het standaardassortiment van Hanzebeeld heeft de consument in beginsel het recht de overeenkomst binnen 14 dagen na ontvangst van het product zonder opgave van redenen te herroepen. Dit geldt ook wanneer het product pas na bestelling wordt geproduceerd en de klant kiest uit door Hanzebeeld vooraf aangeboden standaardformaten, materialen of uitvoeringen.
  5. Na herroeping dient de consument het product binnen 14 dagen terug te sturen aan Hanzebeeld. De rechtstreekse kosten van het terugzenden zijn voor rekening van de consument, tenzij Hanzebeeld anders heeft aangegeven. De consument is alleen aansprakelijk voor waardevermindering van het product die het gevolg is van gebruik dat verder gaat dan noodzakelijk om de aard, kenmerken en werking van het product vast te stellen.

  6. De klant kan Hanzebeeld binnen de toepasselijke herroepingstermijn ondubbelzinnig laten weten van het herroepingsrecht gebruik te willen maken. Hiervoor kan de klant het wettelijke modelformulier voor herroeping gebruiken, maar dit is niet verplicht.

  7. Indien de klant uitdrukkelijk verzoekt om met de uitvoering van een dienst te beginnen voordat de wettelijke herroepingstermijn is verstreken, gelden de wettelijke bepalingen met betrekking tot betaling voor het reeds uitgevoerde gedeelte van de dienst en, indien van toepassing, het vervallen van het herroepingsrecht nadat de dienst volledig is uitgevoerd.

  8. Voor producten die volgens specificaties van de consument zijn vervaardigd, duidelijk persoonlijk van aard zijn of anderszins onder een wettelijke uitzondering vallen, kan het herroepingsrecht zijn uitgesloten. Indien een dergelijke uitzondering van toepassing is, wordt dit vóór het sluiten van de overeenkomst duidelijk vermeld.

  9. Indien de klant rechtsgeldig gebruikmaakt van het herroepingsrecht, zal Hanzebeeld de daarvoor op grond van de wet verschuldigde betalingen binnen de wettelijke termijn terugbetalen.

  10. De in artikel 5 opgenomen annuleringsvoorwaarden beperken de wettelijke rechten van consumenten niet.

Artikel 16 – Toepasselijk recht

  1. Op overeenkomsten tussen Hanzebeeld en de klant is Nederlands recht van toepassing.

  2. Indien de klant consument is, laat deze rechtskeuze de bescherming onverlet die de klant geniet op grond van dwingendrechtelijke bepalingen die zonder deze rechtskeuze op de overeenkomst van toepassing zouden zijn.

  3. Geschillen worden bij voorkeur eerst in onderling overleg geprobeerd op te lossen.

  4. Indien een geschil niet in onderling overleg kan worden opgelost, kan het worden voorgelegd aan de volgens de wet bevoegde rechter.